Job trifft Welt.
Reisen verbindet.
Das „Netzwerk Reisestellen“ ist das Ergebnis genau dieser beiden Leitsätze.
Wir sind bereits seit 2016 der Knotenpunkt für alle interessierten, engagierten und motivierten Mitarbeiter:innen aus den verschiedensten Reisebereichen in Universitäten, Hochschulen, Wissenschaftszentren und Forschungseinrichtungen im deutschsprachigen Raum.
Hier finden Sie aktuelle Denkanstöße, Anregungen und Arbeitshilfen für Ihren Alltag in einer Reise(-kosten)stelle oder einem Travelmanagement.
Von aktuellen Fragen zu Dienstreisen im Allgemeinen, über gesetzlichen Feinheiten in der Abrechnung einer Reise oder auch zu spannenden technischen Lösungen in der Gestaltung Ihrer Arbeitsprozesse, ist nahezu alles dabei!
Profitieren Sie von über 150 Expert:innen im Dienstreisebereich und nehmen Sie an spannenden Events teil.
Hier können Sie spezialisiert in Fokusgruppen arbeiten, sich austauschen und so die Zukunft der akademischen Dienstreisen mitgestalten!
- Unsere Meilensteine
Gehen Sie mit uns auf Zeitreise.
- Interview
Kaj Schumann
Gründer, Administrator und Netzwerker der ersten Stunde.
Kaj Schumann ist bereits seit 2015 sowohl eng mit den Dienstreisenden als auch mit ihren Reisezielen verbunden.
Als leidenschaftlicher Netzwerker und reiselustigen Weltenbummler versteht er sich als Impulsgeber für den gemeinsamen Austausch zwischen gleichgesinnten Kolleg:innen. Er blickt gern über den eigenen Tellerrand hinaus und schafft institutionsübergreifende Verbindungen – selbst in den oft als starr empfundenen Strukturen der (Universitäts-) Verwaltungen.
Wie ist die Idee für das Netzwerk entstanden? Gab es Herausforderungen?
Die erste Idee war in der Tat die Abstimmung bestimmter Sachverhalte zwischen den Berliner Universitäten. Das war 2015. Bei bestimmten Themen kamen wir nicht zum finalen Ergebnis, also haben wir weitere Unis kontaktiert. Schnell stellte sich heraus, dass wir eigentlich alle die gleichen Themen, Probleme und Aufgaben haben. Daher entstand die Idee des verstärkten Austausches und der Zusammenarbeit – eben auch mal in Präsenz. Viele wissen, dass vor 10 Jahren besonders digitale Meetings noch Zukunftsmusik waren. Die Präsenztreffen haben unseren Austausch positiv beeinflusst.
Die erste Herausforderung in den ersten Stunden war jedoch schon das Finden der zuständigen Personen; teilweise waren die Daten auf den Homepages entweder zu gut geschützt, zu schlecht gepflegt oder einfach gar nicht vorhanden. Damals wie auch heute sind die Zuordnungen der Reisestellen vollkommen divergent, häufig von handelnden Akteur:innen abhängig und zudem (leider) oft als „notwendige Nebengebiete“ abgestempelt.
Was hat sich seit 2015/2016 verändert? Gab es besondere Erfolge?
Nach dem ersten Netzwerktreffen an einem größeren Beratungstisch wuchs schnell der Wunsch nach einem intensiveren Austausch. Wir suchten zielgerichtet den Kontakt zu den größten deutschen Universitäten. Hier war eigentlich jede Zustimmung zum Mitwirken im Netzwerk ein Erfolg. Wir haben uns immer Meilensteine gesetzt: 20 Universitäten, 30…40 usw. Nun sind wir an der ebenso stolzen Marke von 150 mitwirkenden Einrichtungen angelangt!
Die Treffen waren anfänglich nur einen Arbeitstag lang. Schnell haben wir gemerkt, dass die Themenvielfalt eine intensivere Behandlung in so kurzer Zeit nicht zuließ. So wurden es zwei Tage und inzwischen sind wir bei drei Tagen des intensiven Austausches angelangt. Mehr geht jetzt aber wirklich nicht, denn die Arbeit auf unseren Schreibtischen und in den Mailboxen muss ja auch weitergehen. Hatten wir uns in den ersten Treffen nur unter uns getroffen, haben wir uns seit einigen Jahren zusätzlich starke Unterstützung von Stakeholdern aus der Reisebranche geholt. So sind die wichtigsten Softwarehäuser genauso vertreten wie Reiseanbieter und zunehmend auch Berater zu unseren vielfältigen Spezialthemen.
Welche Themen sind wichtig für die Mitglieder? Gibt es besondere Trends?
Es sind die klassischen Themen, die allen Reisestellen mit wissenschaftlichen Bezug unter den Nägeln brennen: Beispielhaft wären dies besonders die Verbindung von Dienstgeschäft und Privataufenthalt, die Mitnahme weiterer Personen, die tatsächliche Notwendigkeit der Reise, Sorglosigkeit während des Reisens, Wahl der Verkehrsmittel, Abrechnungsthemen aller Art usw.
Gerade die Verbindung dienstlicher Aufenthalte mit Privatadressen unter dem Schirmmantel der Work-Life-Balance und ohne Umgehung der unterschiedlichen Regelungen zum mobilen Arbeiten im Ausland fordert uns alle.
Zusätzlich müssen wir die geopolitische Entwicklungen der Welt und die klimatischen Unwuchten in den letzten Jahren als Arbeitgeber ebenso berücksichtigen, wie auch die gewachsenen Anforderungen an Nachhaltigkeit und Fürsorgepflichten.
Warum lohnt sich das Netzwerk? Können Sie ein Beispiel nennen, wo der Austausch geholfen hat?
Es geht uns um den Austausch und um das Kennenlernen der Best Practises anderer. Nicht jede Reisestelle muss das gleiche Rad neu erfinden müssen. Die in 2024 gegründeten Fokusgruppen vermitteln auf kurzem digitalem Weg Lösungen für die Einrichtungen. Jede Institution kann Fragen einbringen -gemeinsam suchen wir dann nach Lösungen und verteilen diese dann alle Netzwerkende. Das ist zu vielen Einzelthemen möglich. Gerade bei Themen, die neu entstehen und bei denen schnell gehandelt werden muss, kann das hilfreich sein. Ich denke nur an die notwendigen Arbeiten bei Beginn der Corona-Zeit oder bei sofortigen Reaktion aufgrund der letzten Kriege.
Die Einbeziehung von Beratern und Anbietern in die Netzwerktreffen führte auch zu konkreten Vertragsabschlüssen und Kollaborationen zwischen den Einrichtungen und den Anbietern jeglicher Art.
Wie kann man mitmachen? Müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein?
Wir sind da ganz pragmatisch: Es gibt keine Ausschlussgründe, kein Auswahlverfahren und keine Ablehnungen. Das Interesse an wissenschaftlichen Reisen und deren administrativen Umsetzung sollte natürlich vorhanden sein, die Bereitschaft sich –mehr oder weniger- mit einzubringen, Fragen zu stellen, Antworten zu geben sollte aber ebenfalls vorhanden sein.
Aufgrund der strukturellen Divergenz der Reisestellen und der gesamten Dienstreiseabwicklung in den Einrichtungen haben wir Zuständigkeiten sowohl in Personalabteilungen, in Finanzabteilungen als auch in Beschaffungsreferaten, International Offices und Rechtsstellen.
Das Interesse am Netzwerken, an der Bereitschaft sich einzubringen – das ist die einzige Voraussetzung. Wir wollen aktiv gestalten und nicht nur mitlaufen.
Wo soll die Reise für das Netzwerk hingehen? Haben Sie weitere Pläne oder Ideen für die Zukunft?
Im März 2024 hatte ich zum Abschluss des 7. Netzwerktreffens den Wunsch geäußert, unsere Kollegen aus Österreich und der Schweiz mit in unser Netzwerk einzubeziehen, um einfach auch mal über den deutschen Tellerrand zu schauen. Ein Jahr später haben wir 13 Universitäten aus Österreich mit am Start, viele sind auch bei unserem 8. Treffen im März 2025 mit vor Ort. Bei den Schweizer Einrichtungen ist das aufgrund der dortigen Struktur deutlich schwieriger – aber auch das wird uns noch gelingen.
Mein steter Wunsch ist die bessere Anerkennung und Wertschätzung der geleisteten Arbeit in den Reisestellen. Es ist bei vielen Einrichtungen nicht mehr nur das Prüfen und Zusammenrechnen von Belegen einer Dienstreise. Es geht viel mehr um die Übernahme weiterer Aufgaben, wie die Fürsorge der Dienstreisenden bereits vor, aber auch während der Reise. Es geht um Sicherheitsfragen, um Abwägung der Machbarkeit und Gefahren von Reisen. Die Nachhaltigkeit und Notwendigkeit wird nicht erst durch die aktuelle Klimaentwicklung mehr und mehr eine Rolle spielen. Das alles ist Travelmanagement; ein Begriff aus der freien Wirtschaft und in keiner Bewertungsskala des öffentlichen Dienstes vorgesehen. Aber auch hier müssen Universitäten und Wissenschaftseinrichtungen lernen, dass eben Dienstreisen nicht bloß Abfahren und Ankommen sind, sondern die umfassende und rechtskonforme Vorbereitung, Durchführung und Abschluss von Reisen im Interesse der Dienstreisenden genauso liegen muss wie den Arbeitgebern.
Wissenschaftliches Reisen ist etwas Besonderes – das wollen wir durch das Netzwerk betonen und belegen. Die stete Zusammenarbeit mit Stakeholdern aus dem Travelbereich fördert das Verständnis auf allen Seiten.
Was wünschen Sie den Reisestellen und dem Netzwerk für die nächsten Jahre?
An vielen Wissenschaftseinrichtungen ist das Jahr 2030 als DAS Jahr der Klimaneutralität fixiert worden. Doch auch dann wird es diverse Reisen rund um die Welt geben – denn Wissenschaft lebt vom Austausch, von persönlichen Erfahrungen und Forschen vor Ort.
Das Miteinander kann niemals nur digital erfolgen, aber wir können und müssen die Begleiterscheinungen optimal gestalten. Die Einhaltung, aber auch die Modernisierung der gesetzlichen Regelungen mit vertretbaren administrativen Aufwand sollte das Ziel sein. Die Optimierung fängt im eigenen Haus an, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten sollten gebündelt und klar nachvollziehbar für unsere Reisenden sein.
Aus einer Reisestelle wird irgendwann das Mobilitäts- und Travelmanagement werden, wenn alle dazugehörigen Module und Formen der Mobilität zusammengefasst und optimiert werden. Das fängt beim Jobticket, bei Fahrradleasing, beim Fuhrpark an und geht über bis ins Risikomanagement und in die Nachhaltigkeit. Wird dann noch alles digitalisiert und optimiert… dann haben wir keine analogen und altmodischen Reisekostenstellen mehr, sondern unterstützen alle Reisenden, entlasten sie vom administrativen Aufwand und können wirklich Dienstleister sein.
Natürlich werden diese Entwicklungen – schon aufgrund der unterschiedlichen Größe der Einrichtungen – vollkommen anders geartet laufen. Es sollte aber auch hier einen Standard geben, der sich durchsetzt. Auch wünschenswert wäre die zentrale Bündelung von Kompetenzen, z.B. innerhalb eines Bundeslands. Nehmen wir mal Berlin: Wir haben die BUA, die Berlin University Alliance, ein Verbund der Exzellenzeinrichtungen FU, TU, HU und Charité. Warum kann die Kompetenz des Travelmanagements nicht für alle Unis eingesetzt werden? Die Regularien sind überall die gleichen… Einige Bundesländer (NRW, Niedersachsen u.a) sind da schon weiter.
Und das Netzwerk kann hier Kontakte herstellen und Hilfestellungen leisten. Es kann Anregungen für die praktische Umsetzung, für Rechtsauffassungen u.a. geben und als unabhängiges Gremium auch solche Transformationsprozesse beratend begleiten und bewerten.
Netzwerken bedeutet Erfahrungsaustausch; ich hoffe sehr, dass viele Netzwerkende auch selbst über ihren eigenen Tellerrand schauen und von unseren Einrichtungen und Partnern profitieren; all das erhöht Kompetenz und Wissensstand.
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